Uw buitenlandse vennootschap wil zich vestigen in België

1.   U wenst een verkooppunt of een administratief centrum te openen

A.   De publicatie van documenten

Indien u een bijhuis in België wil openen, moet u eerst een reeks documenten (zie artikelen 81 en 82 van het Wetboek van Vennootschappen) neerleggen op de griffie van de Rechtbank van Koophandel van het arrondissement waar het bijhuis zich bevindt, teneinde haar in te schrijven in het rechtspersonenregister, afdeling Kruispuntbank van Ondernemingen:

• De oprichtingsakte en de gecoördineerde versie van de statuten van de buitenlandse vennootschap
• De plaats waar het register van de vennootschap kan geconsulteerd worden en het immatriculatienummer ervan, alsook een certificaat uitgaande van het register dat het bestaan van de vennootschap bevestigt
• De beslissing om een bijhuis te openen genomen door het orgaan van de buitenlandse vennootschap dat zulke beslissing mag nemen, conform aan het recht van zijn staat. Dit houdt in: het adres van het bijhuis, de activiteiten van het bijhuis, de naam van de vennootschap en de identiteit van de personen die gerechtigd zijn de vennootschap ten opzichte van derden te verbinden en in rechte te vertegenwoordigen
• De jaarrekeningen zullen moeten neergelegd worden bij de Nationale Bank van België

In sommige gevallen moeten deze documenten gelegaliseerd worden. Voor vennootschappen komende uit Denemarken, Frankrijk, Italië en Ierland is het niet meer nodig om openbare aktes te legaliseren.

Voor onderhandse akten moet de handtekening gelegaliseerd worden door een overheidsinstantie van het land waar de akte opgesteld werd, bijvoorbeeld door een lokale gemeentelijke administratie.

De andere documenten moeten altijd gelegaliseerd worden voor hun neerlegging.

• Deze legalisatie gebeurt door een apostille voor wat betreft bijhuizen van buitenlandse vennootschappen, gevestigd in een land dat het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 onderschreven heeft, welke de eis tot legalisatie van buitenlandse openbare akten ophief. De hiervoor door de overheid aangeduide instantie die het document met de apostille bekleedt, verschilt van land tot land.
• Voor bijhuizen van buitenlandse vennootschappen, gevestigd in een land dat het Verdrag van Den Haag niet onderschreven heeft, wordt de legalisatie uitgevoerd door de Belgische ambassade in het land van herkomst en vervolgens door de Dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Handel.

Deze documenten moeten eveneens vertaald worden door een beëdigd vertaler indien de taal een andere is dan het Frans, het Nederlands of het Duits.

De documenten voor de  inschrijving ter griffie kunnen afgeprint en vervolledigd worden via de site van het Belgisch Staatsblad.

B.   Bezoek aan het Ondernemingsloket

Eenmaal gecreëerd in de Kruispuntbank van Ondernemingen, moet u zich naar het Ondernemingsloket Formalis begeven om de administratieve procedure te vervolgen.

Het Ondernemingsloket Formalis gaat uw onderneming inschrijven als commerciële of ambachtelijke onderneming in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Op het einde van procedure ontvangt u een officieel uittreksel dat uw inschrijving bevestigt. Alle administratieve of publicitaire documenten van uw vennootschap moeten uw ondernemingsnummer vermelden.

Om zich te kunnen inschrijven in de KBO als commerciële vennootschap, moet u voldoen aan de vestigingsreglementering.

Om dit te doen zal onze loketbediende nakijken of u beschikt over voldoende basiskennis bedrijfsbeheer welke geëist wordt door de wet.

Voor het uitoefenen van bepaalde gereglementeerde activiteiten moet u, onder andere, een bewijs van beroepskennis kunnen voorleggen. Afhankelijk van de regio waarin u uw activiteiten uitoefent, kan dit verschillen. Het regionale kantoor kan u daar meer gedetailleerde informatie over bezorgen.

C.   Sociale zekerheid van zelfstandigen en loontrekkenden.

Gezien u start met een zelfstandige activiteit, hebt u de verplichting zich in te schrijven bij een Sociale Verzekeringskas. Indien u deze activiteit uitoefent in het kader van een vennootschap, moet u deze laatste ook inschrijven.

Het Ondernemingsloket Formalis zal u hierbij helpen en u informeren over uw nieuw statuut.

Indien u werkgever bent en u wenst personeel aan te werven om te werken op het Belgisch grondgebied, moet u bepaalde verplichtingen vervullen. Groep S, erkend Sociaal Secretariaat, is één van de door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid erkende instellingen. Zij houdt zich niet enkel bezig met de loonadministratie, maar biedt ook aanverwante diensten aan en maakt de verbinding met andere instellingen zoals daar zijn: Kinderbijslagfonds, Mutualiteit, verzekeraar Arbeidsongevallen, de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk enz .

2.   U wil geen bijhuis openen in België maar u gaat opereren vanuit uw buitenlandse zetel

A.   Publicatie van documenten

Gezien u zich niet vestigt in België, dient u geen statuten neer te leggen, noch zich inschrijven in België. Sommige administraties gaan u niettemin moeten kunnen “identificeren”. Het ondernemingsloket is er zo één die u kan helpen met deze materie.

B.   Bezoek aan het Ondernemingsloket

Wanneer uw onderneming deel uitmaakt van de Europese Economische Ruimte en u uw diensten tijdelijk en incidenteel wil aanbieden in België, dan moet uw onderneming geen ondernemersvaardigheden bewijzen (artikel 5 van de Richtlijn 2005/36 van het Europees parlement en de Raad van 7 september 2005 betreffende de erkenning van beroepskwalificaties):

• Indien zij op wettige wijze gevestigd is in een lidstaat om er hetzelfde beroep uit te oefene
• EN indien zij dat beroep tijdens de 10 jaar die voorafgaan aan de dienstverrichting gedurende ten minste 2 jaar heeft uitgeoefend in de lidstaat van vestiging. Deze voorwaarde van 2 jaar beroepsuitoefening is niet van toepassing wanneer het beroep of de opleiding die toegang verleent tot het beroep, gereglementeerd is in het land van vestiging.

Indien uw onderneming niet aan deze voorwaarden voldoet, zal zij de ondernemersvaardigheden moeten bewijzen.

Dit onderzoek gebeurt door de dienst Ondernemingsloketten van de FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie die een attest van ondernemersvaardigheden aflevert.

Het Ondernemingsloket Formalis kan u helpen om alle noodzakelijke documenten te verzamelen en optreden als tussenpersoon tussen u en de dienst van de FOD Economie.

Formalis identificeert uw onderneming in de KBO. Zowel Formalis als andere instellingen en administraties (bv RSZ) kunnen vanaf nu uw aanvragen behandelen.

C.   Sociale zekerheid van zelfstandigen en loontrekkenden

Gezien uw onderneming geen vestiging heeft in België, zijn de organen van de onderneming niet onderworpen aan het sociaal statuut van zelfstandige in België.

Indien u werkgever bent en u wenst personeel aan te werven om te werken op het Belgisch grondgebied, dan moet u bepaalde verplichtingen vervullen. Groep S, erkend Sociaal Secretariaat, is één van de door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid erkende instellingen. Zij houdt zich niet enkel bezig met de loonadministratie, maar biedt ook aanverwante diensten aan en maakt de verbinding met andere instellingen zoals daar zijn: kinderbijslagfonds, mutualiteit, verzekeraar arbeidsongevallen, de Dienst voor Externe Preventie en Bescherming op het Werk enz .